Datenschutzerklärung

Entwurf – juristische Prüfung erforderlich. Dieser Text dient als Vorlage für die anwaltliche Prüfung und den produktiven Einsatz im Kundenbereich. Alle mit [PLATZHALTER: …] markierten Angaben müssen vor Go-Live ergänzt werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ET Frohnhöfer
Elektrotechnik & Smart Home
[PLATZHALTER: Inhaber / Geschäftsführer – Vor- und Nachname]
[PLATZHALTER: Straße und Hausnummer]
[PLATZHALTER: PLZ Ort]
Deutschland
E-Mail: info@et-frohnhoefer.de
Telefon: [PLATZHALTER: Telefonnummer mit Vorwahl]

2. Datenschutzbeauftragter / Kontakt Datenschutz

[PLATZHALTER: Falls ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist: Name, Anschrift, E-Mail – sonst folgenden Satz verwenden:] Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse mit dem Betreff „Datenschutz“.

3. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Online-Kundenbereich unter ticket.et-frohnhoefer.de (nachfolgend „Kundenbereich“ oder „Portal“). Sie ergänzt die Datenschutzhinweise der Hauptwebsite et-frohnhoefer.de und beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Registrierung, Tickets, Terminen, E-Mail-Kommunikation und Ihrem Kundenkonto.

4. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

4.1 Bereitstellung des Kundenbereichs (Registrierung, Login, Profil)

• Zweck: Anlegen und Verwalten Ihres Kundenkontos, E-Mail-Verifizierung, Passwort-Reset, Profilpflege, Einladungen für Zusatz-Logins
• Daten: Name, Anschrift, Telefon, Firmenangaben (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (als kryptografischer Hash), Verifizierungs- und Reset-Tokens, Login-Zeitpunkte
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen)

4.2 Ticket-System und Support

• Zweck: Entgegennahme, Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen, Störungen, Wartungsanliegen und sonstigen Support-Tickets
• Daten: Ticket-Inhalte (Betreff, Beschreibung, kategoriespezifische Formularfelder), Nachrichten, Statusverlauf, Zuweisungen an Mitarbeiter, hochgeladene Anhänge (Fotos, PDFs)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)

4.3 E-Mail-Kommunikation (Ausgang)

• Zweck: Versand von System-E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Reset, Ticket-Benachrichtigungen, Terminvorschläge, Statusänderungen, ICS-Kalenderdateien bei Terminbestätigung)
• Daten: E-Mail-Adresse(n), Name, Ticket-Inhalte in Benachrichtigungen, Message-IDs für Thread-Zuordnung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässiger Kommunikation)

4.4 E-Mail-Eingang (IMAP)

• Zweck: Import von Kunden-Antworten per E-Mail als Ticket-Nachrichten; automatische Wiedereröffnung erledigter/stornierter Tickets bei Kunden-Antwort
• Daten: Absender-E-Mail, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge, E-Mail-Header (In-Reply-To, References), Zeitstempel
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / Bearbeitung Ihres Anliegens)
• Hinweis: Eingehende E-Mails werden nur von Absendern verarbeitet, deren Adresse mit Ihrem Kundenkonto verknüpft ist (Stamm-E-Mail oder verifizierte Zusatz-Adresse). Unbekannte Absender werden nicht als Nachricht importiert.

4.5 Termine und Kalender

• Zweck: Terminvorschläge, Terminbestätigung (Portal oder E-Mail-Link), Versand von ICS-Dateien, Admin-Kalenderansicht, optionaler ICS-Feed für Mitarbeiter
• Daten: Terminzeitpunkt, Art (Vor-Ort/Remote), Ticket-Bezug, Kundenname, Adresse (bei Vor-Ort-Terminen)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)

4.6 Betrieb, Sicherheit und Protokollierung

• Zweck: Gewährleistung der technischen Stabilität, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse, Rate-Limiting bei Registrierung und Passwort-Reset
• Daten: Server-Logdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, User-Agent, HTTP-Status), Fehlerprotokolle, Cron-Ausführungsprotokolle (IMAP-Abruf)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb)

4.7 Smart-Home-/Loxone-Dienste (optional, nur bei verknüpftem Miniserver)

• Zweck: Backup-Metadaten, Wartungsinformationen, Erreichbarkeitsprüfung von Kunden-Miniservern
• Daten: Miniserver-Bezeichnung, IP/Hostname, Backup-Zeitstempel, verschlüsselt gespeicherte Zugangsdaten (nur Admin-Zugriff)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / Wartungsleistung)
• Hinweis: Personenbezogene Inhalte aus Tickets werden nicht an die Loxone AG übermittelt. Die technische Anbindung erfolgt direkt zu Ihrem Miniserver.

5. Verarbeitete Datenkategorien (Zusammenfassung)

• Stammdaten (Name, Anschrift, Telefon, Firmenangaben sofern angegeben)
• Login-Daten (E-Mail-Adresse, Passwort als Hash, Verifizierungs- und Reset-Tokens, Einladungscodes)
• Ticket-Inhalte, Nachrichten, Statusverlauf, Zuweisungen
• Hochgeladene Dateien (JPEG, PNG, WebP, PDF) – EXIF-Metadaten in Fotos können enthalten sein
• Termin- und Kommunikationsdaten
• Technische Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Browser/User-Agent)

6. Cookies und Session-Speicher

Im Kundenbereich setzen wir ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies ein, die für die Anmeldung und die sichere Nutzung des Portals erforderlich sind (z. B. Session-ID nach Login).

Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Ein separates Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich, solange ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet werden.

Session-Cookies werden nach Abmeldung bzw. Ablauf der Session gelöscht.

7. Server-Logdateien

Beim Aufruf des Kundenbereichs erhebt der Hosting-Provider bzw. der Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Dies können sein:

• IP-Adresse (gekürzt oder vollständig, je nach Server-Konfiguration)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene URL und HTTP-Methode
• HTTP-Statuscode
• Referrer-URL
• Browser-Typ, Betriebssystem, User-Agent

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch verarbeitet und nach [PLATZHALTER: Speicherdauer Server-Logs, z. B. 7–30 Tage] automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

8. Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung des Kundenbereichs ist eine Registrierung erforderlich. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Pflichtfelder: E-Mail, Passwort, Name, Anschrift; optionale Felder: Telefon, Firma). Nach Registrierung senden wir eine E-Mail zur Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse.

Die Bereitstellung der genannten Daten ist für die Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Kundenkonto angelegt werden.

Bei der Registrierung müssen Sie die Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen akzeptieren (Nachweis der Einwilligung bzw. Vertragsgrundlage).

Zusatz-Logins: Der Hauptnutzer kann Einladungslinks für weitere Personen am gleichen Kundenstamm erstellen (z. B. Ehepartner, Mitarbeiter). Diese erhalten eigene Login-Daten, teilen jedoch den gleichen Kundenstamm.

Zusätzliche E-Mail-Adressen: Im Profil können weitere E-Mail-Adressen hinterlegt werden (mit separatem Verifizierungsprozess). Diese Adressen können für Ticket-Benachrichtigungen und E-Mail-Antworten genutzt werden.

9. Ticket-Daten und Anhänge

Bei Erstellung eines Tickets speichern wir Ihre Eingaben (Betreff, Beschreibung, kategoriespezifische Felder) sowie hochgeladene Anhänge. Nachrichten von Ihnen, unseren Mitarbeitern oder aus importierten E-Mails werden dem Ticket zugeordnet gespeichert.

Anhänge werden auf dem Server unter `storage/uploads/` abgelegt und sind nur für berechtigte Nutzer (Sie, zugewiesene Mitarbeiter, Administratoren) zugänglich. Erlaubte Dateitypen: JPEG, PNG, WebP, PDF.

Bitte übermitteln Sie keine unnötigen personenbezogenen Daten Dritter und keine besonders schützenswerten Daten (Art. 9 DSGVO), sofern dies nicht für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.

10. E-Mail-Kommunikation (Ausgang und Archiv)

System-E-Mails werden über den SMTP-Server unseres Hosters versendet ([PLATZHALTER: Absender-Adresse, z. B. ticket@ticket.et-frohnhoefer.de]). Ticket-Benachrichtigungen enthalten Ticket-Nummer, Betreff und relevante Inhalte.

Optional können ausgehende E-Mails als BCC-Kopie an ein Archiv-Postfach gesendet werden (Konfiguration `mail.archive_bcc`). Dies dient der internen Dokumentation und Nachverfolgung.

Bei Terminbestätigungen für Vor-Ort-Termine kann eine ICS-Kalenderdatei (iCalendar) als Anhang versendet werden.

11. E-Mail-Eingang (IMAP-Abruf)

Antworten auf Ticket-Benachrichtigungen per E-Mail werden über einen automatisierten IMAP-Abruf (Cron-Job, Intervall ca. 1 Minute) aus dem Postfach [PLATZHALTER: ticket@ticket.et-frohnhoefer.de] gelesen und als Kundenantwort dem zugehörigen Ticket zugeordnet.

Die Zuordnung erfolgt über Ticket-Nummer im Betreff, E-Mail-Thread-Header (In-Reply-To, References) oder – bei bekannten Absendern – intelligenten Fallback. E-Mail-Anhänge werden wie Portal-Uploads verarbeitet.

E-Mails von unbekannten Absendern werden nicht importiert. System-Kopien und Auto-Antworten werden ignoriert. Verarbeitete E-Mails werden als gelesen markiert oder in einen Verarbeitungsordner verschoben.

12. Termine und ICS-Kalender

Terminvorschläge werden Ihnen per E-Mail oder im Portal angezeigt. Bei Bestätigung werden Termindaten gespeichert und – bei Vor-Ort-Terminen – eine ICS-Datei per E-Mail versendet.

Administratoren und Mitarbeiter können einen persönlichen ICS-Feed abonnieren (`/admin/kalender/feed.ics?token=…`). Der Feed enthält bestätigte Termine der letzten 30 und nächsten 90 Tage. Mitarbeiter sehen nur ihnen zugewiesene Termine; Administratoren alle Termine. Der Feed ist nur mit persönlichem, geheimem Token abrufbar – die URL nicht weitergeben.

13. Empfänger und Weitergabe

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu Werbe- oder Marketingzwecken findet nicht statt.

Empfänger können sein:

• Interne Mitarbeiter und Administratoren von ET Frohnhöfer (Zugriff nur soweit für die Bearbeitung erforderlich)
• Hosting-Dienstleister (siehe Abschnitt 14)
• Behörden, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet im Rahmen des Kundenbereichs V1 nicht statt, sofern nicht durch den Hosting-Anbieter technisch bedingt und durch geeignete Garantien abgesichert. [PLATZHALTER: Prüfung durch Anwalt – ggf. Standardvertragsklauseln All-Inkl]

14. Hosting und Auftragsverarbeitung

Der Kundenbereich wird bei All-Inkl.com – Neue Medien Münnich (Kasserver) gehostet. Verarbeitet werden dort: Webspace, MySQL-Datenbank, E-Mail-Versand (SMTP) und -Empfang (IMAP), Server-Logdateien sowie Datei-Uploads.

Mit All-Inkl ist eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen bzw. zu prüfen (AVV über All-Inkl-Kundenbereich / KAS). [PLATZHALTER: Datum AVV-Abschluss / Verweis auf abgeschlossene AVV]

Kontakt Hoster: All-Inkl.com – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Kundenkonto: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses; nach Löschungsantrag oder Beendigung Löschung innerhalb von [PLATZHALTER: Frist, z. B. 30 Tagen], soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Ticket-Daten: für die Dauer der Bearbeitung und anschließend [PLATZHALTER: Aufbewahrungsfrist Tickets, z. B. 3 Jahre nach Abschluss] zur Nachverfolgung von Leistungen und Gewährleistung; danach Löschung oder Anonymisierung
• E-Mail-Logdaten / Message-IDs: [PLATZHALTER: z. B. 12 Monate] oder bis Zweck entfällt
• Server-Logdateien: [PLATZHALTER: z. B. 7–30 Tage]
• Verifizierungs-/Reset-Tokens: bis zur Verwendung bzw. maximal [PLATZHALTER: z. B. 24–72 Stunden]
• Handels- und steuerrechtliche Unterlagen: gemäß gesetzlicher Fristen (in der Regel 6–10 Jahre)

16. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der bei Registrierung abgefragten Pflichtdaten (E-Mail, Passwort, Name, Anschrift) ist für die Nutzung des Kundenbereichs erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Kundenkonto angelegt und kein Ticket-System genutzt werden.

Die Angabe optionaler Daten (Telefon, Firma) ist freiwillig, kann aber die Bearbeitung Ihrer Anliegen erleichtern.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Im Kundenbereich findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

18. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. [PLATZHALTER: zuständige Landesdatenschutzbehörde – Name und Anschrift]

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse (Betreff: „Datenschutz“). Wir werden Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats bearbeiten.

19. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere: Passwort-Hashing, HTTPS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen (Rollen: Kunde, Mitarbeiter, Admin), Rate-Limiting bei Registrierung und Passwort-Reset, verschlüsselte Speicherung von Miniserver-Zugangsdaten (nur Admin-Zugriff).

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Kundenbereichs anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /datenschutz abrufbar.

21. Stand

Stand: September 2026 (Entwurf)

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